任何活動都有其節(jié)奏和流程，必須予以妥善安排。所有的細節(jié)都需要事先組織得井井有條、準備就緒。對活動進行精心的統(tǒng)籌安排是活動成功舉辦的前提保證，因為這樣可以使人分清輕重緩急，并將活動的結(jié)束時間以及各項工作的時間要求安排得恰到好處。

確立了公司目標(或客戶目標)、活動目標，確立了活動風格，編制了成本清單以及初步預(yù)算等一系列事宜之后，就應(yīng)該開始把合同中決定的時間安排和物流情況添加到活動安排表中，而這個活動安排表將成為所有參與主體——活動策劃人員、公司的活動策劃團隊以及供應(yīng)商——開展工作所依據(jù)的出發(fā)點，即正式的活動統(tǒng)籌安排。
 
隨著活動的逐步開展，必要的變動不可避免，活動要素或增加，或減少，或更新;時間方面的要求可能會發(fā)生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現(xiàn)、供應(yīng)商要求與活動會場要求的變化，要不斷地更新你的活動統(tǒng)籌安排。應(yīng)該注意，每一次更改活動統(tǒng)籌安排時，都要標注更改的序號和日期——就如同更改成本清單一樣——這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動統(tǒng)籌安排依據(jù)。
 
組織井然有序，密切關(guān)注細節(jié)，這是組辦活動獲得成功最為重要的兩大要素。必須不斷進行檢查，以確?；顒影凑沼媱澯行蜷_展。所有參與主體——公司客戶、活動策劃人員、供應(yīng)商——必須嚴格遵守合同所規(guī)定的指導方針?；ㄙM兩個月的時間來批準某一項目，可能導致活動項目管理的失敗。如果活動安排過于倉促，工作到了最后關(guān)頭可能仍然無法完成。例如，你或許會花幾個小時的時間來設(shè)計一份富于新意的請柬，但是如果請柬無法及時交付印刷，無法及時郵寄，這對活動參與者的出席率自然會帶來災(zāi)難性的影響。因此，做出開展活動的決定之后，首要的步驟之一便是制作一份活動計劃書，并以此作為活動的統(tǒng)籌安排依據(jù)。